离职高管出具结算证明的效力问题

作者 刘宏杰 编辑 吴雨星

2023-03-17 辅德法评

本文观点：

高管退休或离职后，其以个人名义出具的结算凭证，不属于原公司的职务行为。如果原公司没有予以确认，不能当然视为有效的结算依据。可以认定为是证人证言，但需要有其他的证据相互印证及补强。

案情简述：

2009年9月，甲公司和某公司签订了劳务合同，约定了单价及大致工程量，还约定按实际工程量进行结算。后，甲公司和乙公司签订了一份劳务分包合同，进行分包。除承袭上述约定外，甲公司向乙公司的付款金额为：甲公司扣除在此工程中纯利润的13%后。合同签订后，乙公司完成了全部合同内容，甲公司分批向乙公司支付款项。现，乙公司持有甲公司退休高管A出具的《工程量结算清单》，证明案涉工程的单价及工程量均有变更，按照纯利润的13%计算后，尚存在未支付的工程款。乙公司要求甲公司继续支付，甲公司不予认可。2021年12月，乙公司申请仲裁，要求甲公司支付剩余款项及利息。

双方主张及抗辩：

乙公司主张：退休高管A出具的《工程量结算清单》可以视为案涉工程的结算证书。因为，2009年案涉工程施工时，退休高管A系甲公司原工程部主任，同时也是案涉工程的负责人，其本人也可以视为乙公司系实际施工人的见证人。因此，其出具的《工程量结算清单》能够代表甲公司，进而对于甲公司有法律约束力。而根据该份清单可以看出：第一，双方在签订劳务合同后，对单价进行了变更；第二，双方的结算应当以该清单中的工程量为计算依据；综上，根据合同中扣除纯利润13%后的约定，甲公司尚欠付乙公司工程款。

甲公司抗辩：甲公司不存在欠付案涉工程款项的事实。该案中，在2010年底，案涉工程已经完成了所有的结算工作。乙公司按照合同约定的单价及工程量计算，扣减了各项工程成本及税费，甲公司向乙公司支付的款项已经超过纯利润的13%。高管A在退休后出具的《工程量结算清单》，无论单价还是工程量，甲公司均不予认可。所以，案涉工程已经超付，不存在欠付的事实，不应另行支付乙公司款项及利息。

笔者思路：

期间，刘宏杰律师接受甲公司委托后，在深入案件事实的基础上，查阅了相应的证据材料。了解到：该纠纷系多年前的工程引起，而甲公司因保管不善，仅留存了一些财务凭证及合同，其他资料均丢失。经询问，相关工作人员也因工程久远，或离职，或对是否变更单价及工程量的问题记忆不准确。而乙公司与甲公司也因较深的合作渊源，关系极为复杂。所以，本文仅讨论其中一个重要的案件焦点，即高管A出具《工程量结算清单》内容的有效性问题，其他焦点不予讨论。

关于退休高管A出具的结算清单，系认定工程单价及工程量的关键，是甲公司是否欠付乙公司工程款的重要证据，如该证据被仲裁委认定为双方的结算凭证，那么，甲公司必将面临向乙公司给付差价的责任。

笔者认为：第一，甲公司和乙公司签订的劳务合同约定了单价和大致工程量，在合同履行期间，甲公司对乙公司没有改变单价的意思表示，也没有证据显示工程量存在大量的偏差；第二，合同相对方的主体系甲公司和乙公司，在合同主体未变更的情况下，合同履行的适格主体也应是合同的相对方。所以，本案向乙公司出具《工程量结算清单》的适格主体应该是甲公司，而非退休高管A；第三，退休高管A于2020年8月退休，其在2021年5月出具的《工程量结算清单》时，并无职务身份，而是以其个人名义出具并署名的。该出具行为不属于职务职责的行为；第四，退休高管A出具结算清单的行为，没有得到甲公司的授权，且甲公司对该说明也不予确认及追认。所以，该出具行为不能代表甲公司已经认可；第五，《工程量结算清单》系书面的证人证言，在本案中缺乏与该证据能够相互印证的其他证据。仅凭该结算清单，不足以证明案涉工程的单价和工程量存在变更。综上，该清单不能视为双方之间有效的结算依据。

最终，仲裁委同意笔者的观点，认为甲公司退休高管A出具的《工程量结算清单》不能代表甲公司行为，且没有其他证据能够与该清单相互印证。而，现有证据也不足以证明双方已结算及结算应付劳务费的数额。加之，乙公司没有也不具备结算案涉工程款的基础材料，缺乏支持其仲裁请求的相应证据。所以，仲裁庭驳回了申请人的全部仲裁请求。

笔者总结：

商事表见代理遵循商事外观主义，因需要维护交易安全和交易效率。所以，会通过客观事实来推定代理权的存在。在司法实践中，最高人民法院强调：代理权的表象以及相对人的善意且无过失。而民法中的代理权对于第三人来说，并不依赖于真正代理权的授予，而只需代理权存在的外观即可。这对于商事主体来说，要求比较高。一旦商事主体违反合理的注意义务，或者至少是因商事主体的作为或不作为而引起了代理权表象的产生，再加之第三人对于代理权的信赖（善意且无过失），表见代理随之成立。

本案中，仲裁委没有适用表见代理的原因在于：第一，高管A已经退休，没有在甲公司继续担任任何职务，其不具有代表甲公司行使权力的外观；第二，在一定程度上，乙公司对于高管A已经退休一事，系知情。

笔者建议：

站在企业管理的角度来审视本案，管理人员退休或离职时，企业应当在妥善安置的基础上，认真考虑有关商业秘密保护及尚在履行中合同的管理问题，做好经营风险的后续防范工作，避免出现不必要的纠纷。可以采取如下方面的应对措施：

1、根据高级管理人员不同的职位特点及企业自身的发展需求，签订离职后的保密协议、竞业禁止协议或个人承诺。如果出现泄露商业秘密的事件，可以视不同的情形追究其刑事责任、行政处罚、民事赔偿等责任。如果违反其他约定的，可以依据协议内容主张违约责任或赔偿责任；

2、在高级管理人员退休或离职时，及时通知合同相对方，履行告知义务。此问题尤其在后期需要结算的合同的履行过程中，表现极为突出。尤其在法定代表人更换或其他有权结算的人员离职时，需及时进行工商登记、或告知合同相对方，以免引起不必要的纠纷及损失。